言った、言わないでトラブルになるのはよくある話である。
自分の職場にて、先日その言った言わないの類のトラブルが自分の所属部署じゃない所で起きた。それが分かったというか、大事にまでなったのは会議の席で議題に上がったそうな。
その言った言わないの内容を言う前に、製造業の業務の流れをざっくりと説明していくと……
営業が客先から仕事を取って来る&直に製品の制作依頼が来て、まず製品の概要や仕様、そして納期を記載した作業指示書を作成して、設計→製作→仕上げ→包装・発送へと
流れていく仕組みにウチの職場はなっている。
で、言った言わないのトラブルが一番高い確率で起こるのが、次工程の受け渡しの所だ。
製品なり、書類を決められた所に置いておくだけでも何の滞りも無く次工程の業務に移れる事はあるけれども、イレギュラーのケースで流れてきたモノに対してはそれでは通じないモノだ。
作業が遅れてギリギリの日程、特殊な工程を後工程でしなくてはならない物、受け取る側の人がまだ業務に慣れていない人……etc
口頭で伝える事が一番多いが、その置き場所にいつも人が居るとも限らない。
何か一筆注意事項を書いたメモを添えておくか、後で時間を見計らって電話するか、その部署にあるPCへメールするとか伝える方法は口頭以外にもある。そして、その進展状況の確認やら情報の共有もしなくてはならない。
何の問題も無ければ、その決められた受け渡しの場所にモノや書類を置くのは良いが、そうでない特殊なモノを何の考えなしに、置いとけばいいだろ的な考えでおくのはあってはならない。
サイコメトラーやニュータイプがいればいいのだが、そんな人間ウチの職場にはおらん。
話を戻して、そのトラブルは自分の所属する隣の部署であった。隣の部署とは陸続きでそうそう広いスペースは無い為、隣から声は駄々洩れでこんな声が聞こえた。
『誰だ、ここにコレ(製品)置いたの?』
『いや~分からないです。』
『これ何も書いてないし、仕様や期限が全く分からん。』
『あーそんなのやってる時間はない。後に回そう』
はい、色々やらかしてますね。この犯人は営業の人間だ。
前述にあるここに置いとけば後はそこの仕上げ部署の人がやってくれるだろう。という浅はかな考えでただモノを置き去りにしただけだ。しかもそいつは常習犯だ。
ちなみにその置いた製品は特殊なモノで納期の余裕もそんなにない。書置きも無けりゃ後で連絡もなかったらしい。勿論、進展状況の確認や相談もしちゃいない。案の定、納期遅延にまで発展したらしい。
仕上げ部門のほうから逆に置いた奴に対して連絡すればいい話でもあるが、そもそも特殊なケースの仕事に対してきっちりと後に伝える事を怠った奴が一番の問題。こいつのせいで、作業の手を止めて余計な情報確認の時間が浪費される。場合によってはスケジュールの大幅な変更をしなければならないし、相談して情報を互いに共有しなくてはいけない。
議題に挙がった会議の話になるが……ウチは月二回会議があって、各部署がそれぞれ連絡事項や作業進展なり報告事項を挙げるワケだが、その巻き込まれた部署の人がそのトラブルを挙げたのはそうとう頭に来たのだろう。そりゃそうだ。勝手な都合でスケジュールを乱されて、その伝わらなかった情報に振り回されて、数字(=成果)が出なきゃ仕上げ部門が叩かれてはたまったものではないし、何より脳ミソが怒りで煮え滾る。
俺はその会議には出てないので、それを出席した上司から聞いたんだけれど、その議題のせいで会議が長引いたそうな……
ちなみに、その会議にやらかした営業も出席した(させられたのだろう)が、その連絡を怠った理由だが……
『忙しそうだったから、伝えられなかった』との事。
いくら何でもその言い訳は無いわ。もっと考えられんかったのか……
忙しいとは言えその伝達事項に掛かる時間はそう多いモノじゃないし、状況を察したのならば一筆書いたモノを残していくなり、後で連絡すれば良かっただろうに。もっとも、そいつが本気で反省しているかも怪しい。だからこそそいつを会議の場に出したのかもしれないが。
個人的な意見だが、そいつは本気で反省していないと思う。だからその程度の考えなしの弁明しか出来ないし、それで切り抜けられると思ってるのだと。
そのやらかした営業の人、経験の未熟な人ではなくベテランの人だってのが驚きだ。
でも、その域に達した人間はおそらく今後変わる事はないと思っている。
そいつの尻拭いを後工程の人間が負担するのは腹立たしい事この上ないが……こちらに要らぬ火の粉が降りかからない為には常に先手を打ってそうするしかないのだ。
前の職場でも一部いたが、製造関係の営業職の人はア〇が多いのか?
(個人の偏見です)
自分の勝手な思い込みで仕事するなという言葉があるが、全てを察するなんて不可能だ。
きっちりと伝える為の手段を幾つかやらなければならないし、それは最低限の事でもある。他の部署で起こった事ではあるが、自分もそのうちやらかしかねない事ではあるので今回の事を教訓にし襟を正していこうと思う今日この頃であります。